Smart Office
Smart Office mit Eurobox KG
Das Büro wird intelligent: In Zeiten, in denen neue Arbeitswelten entstehen und Arbeitsweisen immer digitaler werden, erfahren auch Büros und Verwaltungsräume eine Transformation. Zukunftsfähige Büros werden mit fortschrittlichen Technologien und Infrastrukturen ausgestattet, um das Arbeiten effizienter und produktiver zu gestalten und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern.
Hierbei unterstützen Smart Locker im intelligenten Arbeitsumfeld: Sie ermöglichen Mitarbeitern, ihre Taschen und Jacken, aber auch Arbeitsmittel und persönliche Gegenstände sicher zu lagern. Dabei werden die Schließfächer über die Software automatisiert verwaltet. Smart Locker in Büroumgebungen eignen sich besonders zur Übergabe von Hauspost, Unterlagen und wichtigen Dokumenten, aber auch als kontaktlose Self-Service-Station für IT-Hardware und mobile Endgeräte. Darüber hinaus sind die Smart Locker – unabhängig von der Art der Anwendung - problemlos in bestehende Personal- oder Work-Management-Systeme integrierbar. Welche Smart Office Lösung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, erfahren Sie mit nur wenigen Klicks:
Smart Office: Die wichtigsten Funktionen
Alle Vorteile auf einen Blick
- Smart Office Lösungen optimieren die moderne Arbeitswelt und bieten flexible, wartungsarme Schließfächer -> ideal für Mitarbeiter, die hybrid oder im Home-Office arbeiten
- Verschiedene Nutzungsszenarien, z.B. fest zugewiesene, zeitlich begrenzte oder geteilte Schließfächer
- Einfache, benutzerfreundliche Bedienung über Touchdisplay
- Übergabe von Arbeitsmaterial kontaktlos möglich (Mitarbeiter müssen nicht zu vorgegebenen Zeiten vor Ort sein)
- Selbstverwaltendes System mit der Möglichkeit zur Fernwartung: Personalaufwand für die Betreuung der Fächer und Anlagen wird minimiert
- Unterstützung von RFID-Technologien
- Modularer Aufbau ermöglicht die Zusammenstellung der Anlage und die Wahl der Fachgröße
Standard-Funktionen
- Benutzeroberfläche im kundeneigenen Design
- Schnittstelle für den Mailversand
- Schnittstelle zu versch. Systemen und Programmen, z.B. Microsoft Azure
- API-Schnittstelle zur Integration mit bestehenden Systemen
- RFID-Funktion oder Smartphone zur Authentifizierung
Spezifische Funktionen
- Shared Desk-System ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und Schließfächern und optimiert somit den Platzbedarf im Büro
- Fixe Buchung: feste Buchung eines Schließfachs für bestimmte Zeiträume
- Flexible Buchung: anpassbar an den Bedarf der Mitarbeiter
- Nutzer-an-Nutzer-Übergaben, z.B. von Schließfächern oder Ressourcen
- Abteilungsfächer mit vorgegebenen Zugriffsrechten
- Verleihfunktion für firmeneigene Geräte oder Ressourcen
- Betriebsrat-Integration: Funktion zur Einhaltung der Anforderungen des Betriebsrats
- Buchungs-Regelwerk: anpassbare Vorgaben, wie Mitarbeiter Schließfächer buchen und nutzen können
Smart Office Lösungen von Eurobox KG: So funktionierts
Smart Office Lösungen von Eurobox KG umfassen eine Vielzahl verschiedene Anwendungsmöglichkeiten, von der Dokumentenübergabe bis hin zum sicheren Schließfach für die persönlichen Gegenstände der Mitarbeiter. Dabei ist die Nutzung in allen Szenarien denkbar einfach: Nach der Legitimation kann der Nutzer oder der Administrator ein freies Fach buchen oder reservieren. Der Nutzer legt dann seine persönlichen Gegenstände, Unterlagen oder Ressourcen zur Übergabe oder auch verschiedene Arbeitsmittel darin ab. Die Nutzungsdauer kann dabei variieren, je nachdem, ob es sich um ein gemeinsam genutztes (Abteilungs-)Fach oder ein persönlich genutztes Fach handelt. Nach der Leerung des Schließfachs steht es anderen Nutzern wieder zur Verfügung.
Smart Locker gegen analoge Schließfächer im Unternehmen: Ein Vergleich
| Funktion | Smart Locker | Herkömmliche Schließfächer |
|---|---|---|
| Zugriff | Entriegelung über App, RFID oder Öffnungscodes | Entriegelung über Schlüssel oder PIN |
| Protokollierung | Automatische Protokollierung der Zugriffe und aller Aktivitäten im Zusammenhang mit den Schließfächern, erhöht Transparenz und Nachvollziehbarkeit | Keine Protokollierung. Auslastung und Nutzungsgewohnheiten müssen aufwendig erfasst werden |
| Flexibilität | Fächer können Nutzern fest oder flexibel zugewiesen werden, Anpassung an verschiedene Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle möglich | Nicht flexibel nutzbar, da Schlüssel oder PIN nur am zugehörigen Fach nutzbar sind und beim Nutzer verbleiben |
| New-Work-Konformität | Moderne Arbeitsplatzkonzepte (z.B. Shared Desk) fördern Zusammenarbeit, während persönliche Arbeitsmittel in den Fächern flexibel hinterlegt werden können. | Jedem Mitarbeiter ist ein Fach zugewiesen, keine Möglichkeit der kontaktlosen Übergabe oder der Kollaboration |
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Nutzung über Touch-Bedienfeld erhöht die Akzeptanz und Zufriedenheit der Mitarbeiter | Einfache Nutzung durch Schlüssel oder PIN |
| Integration | Integration in bestehende Unternehmenssysteme über API-Schnittstelle möglich, auch Integration für Microsoft Azure | Keine Integration in bestehende Personal- bzw. Workmanagement-Systeme möglich |
| Personalaufwand | System arbeitet weitestgehend autonom, nur geringer Verwaltungsaufwand für IT-Abteilungen | Schließfächer müssen händisch verwaltet werden, Schlüssel- oder PIN-Ausgabe erfordert zusätzlichen Personalaufwand |
| Verleihfunktion | Möglichkeit, Schließfächer und deren Inhalt unter Nutzern zu übergeben, keine Weitergabe von Zugangscodes o.ä. nötig, da Zugriffsverwaltung im Backend erfolgt | Nicht vorgesehen, da Schlüssel bzw. PIN beim Nutzer bleiben müssen |
| Kosteneinsparung | Keine Schlüsselverluste, kaum Verwaltungsaufwand und damit Einsparungen bei Personal möglich | Anfällig für Verlust von Schlüsseln oder PINs, erfordert finanziellen und personellen Aufwand |
Häufig gestellte Fragen
- Was umfasst das Konzept Smart Office?
Neben smarten Schließfachsystemen für verschiedene Anwendungsbereiche und Bedürfnisse gehören auch die intelligente Raumsteuerung, zum Beispiel die Automatisierung von Beleuchtung und Klimageräten ins Konzept. Darüber hinaus die Integration von intelligenten Kommunikationstools, die Nutzung von IoT-Geräten (Internet of Things) und die Möglichkeit der Datenanalyse und -Übertragung in Echtzeit. - Welches Ziel hat Smart Office?
Mit Smart Office sollen Arbeitswelten geschaffen werden, die von der intelligenten Vernetzung verschiedener Faktoren profitieren – egal ob beim Arbeiten vor Ort, hybrid im Desk-Sharing-Prinzip oder auch im Home-Office. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an die aktuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Unternehmens selbst spielen eine wichtige Rolle im Smart Office. - Wie sicher sind die Daten in einem Smart Office?
Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates sind essenziell, um die Daten in einem Smart Office zu schützen. - Kann ich ein bestehendes Büro in ein Smart Office umwandeln?
Ja, die Umwandlung vieler Büros in ein Smart Office kann schrittweise erfolgen. Die einzelnen Komponenten können nach und nach integriert werden, um Rücksicht auf laufende Prozesse und auf die Implementierung zu nehmen.
